電子帳簿保存法（電帳法）は、税務関係の帳簿書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。2022年の改正により要件が大幅に緩和された一方、2024年1月からは電子取引データの電子保存が完全義務化されました。本記事では、電子帳簿保存法の3つの制度と改正ポイント、実務上の対応策について解説します。
電子帳簿保存法の3つの制度
電子帳簿保存法には、以下の3つの保存制度があります。
| 制度 | 対象 | 概要 |
|---|---|---|
| ①電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した帳簿・書類 | 自社で電子的に作成した帳簿や決算書類をデータのまま保存 |
| ②スキャナ保存 | 紙で受領した書類 | 紙の領収書・請求書等をスキャンして画像データで保存 |
| ③電子取引データ保存 | 電子的に授受した取引情報 | メール添付のPDF請求書やECサイトの領収書等を電子データで保存 |
重要：①電子帳簿等保存と②スキャナ保存は任意の制度ですが、③電子取引データ保存は2024年1月から義務となっています。電子的に受け取った請求書や領収書を紙に印刷して保存する方法は、原則として認められません。
電子取引データ保存の義務化
2024年1月1日以降に行う電子取引のデータは、電子データのまま保存することが義務づけられました。対象となる電子取引の例は以下のとおりです。
- メールに添付されたPDF形式の請求書・領収書
- ECサイト（Amazon、楽天等）で購入した際のWeb領収書
- クラウドサービスを通じて発行・受領した請求書
- EDIシステムを利用した取引データ
- ペーパーレスFAXで受信した書類
- クレジットカードの利用明細（Web発行のもの）
保存要件
電子取引データを保存する際は、以下の要件を満たす必要があります。
1. 真実性の確保（改ざん防止）
以下のいずれかの措置を講じる必要があります。
- タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
- 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す
- 訂正・削除の記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用する
- 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する（最も導入しやすい方法）
2. 可視性の確保（検索要件）
保存したデータについて、以下の項目で検索できるようにする必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名
検索要件の緩和措置：以下のいずれかに該当する場合、検索要件が不要となります。
- 基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者で、税務調査時にデータのダウンロードに応じられる場合
- 電子取引データを出力した書面を取引年月日等の日付及び取引先ごとに整理して提示・提出できる場合
実務的な対応方法
電子取引データ保存の対応方法として、以下のような方法が考えられます。
方法1：ファイル名に検索情報を付けて保存（費用をかけない方法）
PDFファイルのファイル名を「取引年月日_取引先名_金額」の形式にして、専用フォルダに保存する方法です。
例：20250901_株式会社ABC_55000.pdf
あわせて、事務処理規程を策定して運用することで、改ざん防止の要件を満たせます。
方法2：索引簿を作成して管理
Excelなどで索引簿（一覧表）を作成し、取引年月日・取引先名・金額・ファイル保存場所を管理する方法です。検索性が高まります。
方法3：電子帳簿保存法対応の会計ソフト・システムを利用
電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトやドキュメント管理システムを利用すれば、タイムスタンプ付与や検索機能が標準装備されており、効率的に対応できます。
スキャナ保存の要件緩和
2022年の改正により、スキャナ保存の要件が大幅に緩和されました。
| 項目 | 改正前 | 改正後 |
|---|---|---|
| タイムスタンプ | 受領者の署名＋3営業日以内 | 最長約2ヶ月＋概ね7営業日以内（署名不要） |
| 適正事務処理要件 | 相互けん制、定期検査、再発防止策が必要 | 廃止 |
| 検索要件 | 取引年月日、取引金額、取引先での検索 | 同左（ただし範囲指定・組合せ検索の要件は緩和） |
| 帳簿との相互関連性 | すべての書類で必要 | 重要書類（契約書・領収書等）のみ |
ポイント：スキャナ保存は任意の制度ですが、紙の書類を電子データとして管理できるため、保管スペースの削減や検索性の向上に効果的です。訂正削除の履歴が残るシステムを利用すれば、タイムスタンプも不要です。
優良な電子帳簿の要件
電子帳簿等保存において、一定の要件を満たす「優良な電子帳簿」として保存した場合、以下の特典があります。
- 過少申告加算税の軽減：記帳に関連する申告漏れがあった場合、過少申告加算税が5%軽減される
- 青色申告特別控除65万円の適用：e-Taxによる申告に代えて、優良な電子帳簿の保存でも65万円控除の要件を満たせる
優良な電子帳簿の主な要件
- 訂正・削除の履歴が確認できること
- 帳簿間の相互関連性が確認できること
- 取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
- 日付又は金額の範囲指定による検索ができること
- 2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること
対応のための実務チェックリスト
- ☑ 自社でどのような電子取引があるか洗い出しを行ったか
- ☑ 電子取引データの保存方法（フォルダ管理、システム利用等）を決めたか
- ☑ ファイル名のルールや索引簿のフォーマットを整備したか
- ☑ 事務処理規程を策定したか（改ざん防止措置として利用する場合）
- ☑ 社内への周知・教育を行ったか
- ☑ スキャナ保存を導入する場合、対応システムを選定したか
まとめ
電子帳簿保存法への対応は、すべての事業者にとって避けて通れない課題です。特に電子取引データの電子保存は義務化されており、早急な対応が求められます。ただし、事務処理規程の策定やファイル名の工夫など、費用をかけずに対応できる方法もあります。
電子帳簿保存法への対応にお悩みの方は、ぜひ専門家にご相談ください。御社の状況に合った最適な対応策をご提案いたします。